L'assistente amministrativo è la figura professionale che si occupa di mansioni amministrative in aziende e organizzazioni, sia nel pubblico che nel privato. Si tratta di un un ruolo che cambia in base al tipo, alla dimensione e alla struttura della società o dell'ente in cui lavora.
Assistente deriva da assistere, mentre amministrativo deriva dal latino administrativus, der. di administrare ‘amministrare’ .
L'impiegato amministrativo si occupa principalmente di gestione della documentazione aziendale.
Tra le sue mansioni troviamo il disbrigo di pratiche amministrative nel rispetto delle scadenze, redazione e compilazione di documenti, data entry, archiviazione della documentazione cartacea e/o elettronica, programmazione di riunioni e appuntamenti, gestione dell'agenda e attività di segreteria generale.
Inoltre, l'assistente amministrativo si assicura che tutto venga svolto secondo il protocollo aziendale e nel rispetto della legislazione vigente.
Occorre una formazione di tipo gestionale e amministrativo: un diploma di istituto tecnico commerciale (ragioneria), o una laurea in materie economiche, in Scienze Politiche o in Giurisprudenza, per apprendere competenze in gestione e conservazione della documentazione, ragioneria, economia, contabilità e diritto. Non solo, deve anche conoscere la normativa in vigore per quanto riguarda il disbrigo di burocrazia e pratiche amministrative, soprattutto per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione.
Deve inoltre saper utilizzare sistemi telefonici e per videoconferenze, fax, stampanti e fotocopiatrici e possedere competenze informatiche per usare fogli elettronici, elaborare testi al computer, gestire archivi e database e altre applicazioni (software gestionali).
Costituisce requisito preferenziale l'esperienza pregressa come impiegato amministrativo in ambito contabile, commerciale o segretariale, o in altri ruoli assimilabili (back office, data entry).
L'assistente amministrativo deve essere abile in ambito amministrativo, conoscere le normative e le procedure burocratiche, oltre a saper utilizzare i principali sistemi informatici e software gestionali.
Deve possedere ottime doti comunicative scritte e orali, di precisione, ordine e attenzione ai dettagli, capacità organizzative e di gestiione di priorità nel rispetto delle scadenze.
Completano il profilo flessibilità operativa e problem solving, oltre che pazienza e affidabilità.
Con il maturare dell'esperienza, un assistente amministrativo può diventare capo-ufficio (office manager) o responsabile amministrativo.
Può anche decidere di specializzarsi in contabilità, payroll e gestione delle risorse umane, o sugli aspetti di segreteria e fare carriera come assistente di direzione o executive assistant.
Lo stipendio medio è di 20.000 euro lordi all'anno (circa 1.150 euro netti al mese). La retribuzione può partire da uno stipendio minimo di 17.400 euro lordi all'anno, mentre lo stipendio massimo può superare i 23.500 euro lordi all'anno.
Un lavoro che permette orari stabili, adatto alle persone molto organizzate e dotate di grande attenzione ai dettagli.
Ogni organizzazione può avere necessità di un assistente amministrativo, per questo le offerte di lavoro sono molto numerose e diffuse su tutto il territorio.
