Il capo ufficio, chiamato anche office manager, è la figura responsabile delle attività di un ufficio, garantendone un corretto funzionamento generale.
Capo deriva dal lat. caput. Ufficio deriva dal lat. officium ‘dovere, cortesia, servigio; carica, funzione’, comp. di opus ‘opera’ e del tema di facĕre ‘fare’; nel lat. tardo ecclesiastico col sign. di ‘funzione liturgica’.
Il capo-ufficio ha l'incarico principale di gestire e organizzare il lavoro nell'ufficio, pianificando e monitorando il flusso di lavoro.
Verifica l'adesione dei processi alle normative in vigore, propone miglioramenti delle procedure aziendali e gestisce il budget dell'ufficio.
Inoltre, supervisiona il personale, valuta performance e qualità del lavoro generale, coordinando anche il mantenimento di archivi e database e curando i rapporti con i responsabili della altre aree aziendali.
Non occorre seguire un percorso specifico; ciò che conta principalmente è l'esperienza diretta del lavoro nei rispettivi uffici; chi ambisce a questo ruolo, infatti, sono solitamente gli impiegati amministrativi, gli assistenti o i segretari già inseriti ed esperti.
I titoli accademici più richiesti, comunque, sono a indirizzo economico, contabile e amministrativo, o anche in giurisprudenza. Esistono anche corsi per diventare capo-ufficio, che permettono di acquisire competenze tecniche necessarie alla pianificazione e organizzazione del lavoro, gestione del personale, strategie di gestione e soluzione dei conflitti, all'utilizzo di software gestionali e così via.
Il capo-ufficio deve possedere ottime doti gestionali e organizzative, saper stabilire priorità, obiettivi e scadenze, oltre che saper valutare il personale.
Deve essere abile nel project management, nei principali software gestionali e avere doti di leadership, oltre che comunicative e relazionali.
Completano il profilo problem solving, spirito di iniziativa e proattività, flessibilità e capacità di gestire lo stress.
Le prospettive di carriera per un capo-ufficio variano a seconda del contesto di lavoro:si può diventare capo-area, quindi gestire più uffici appartenenti alla stessa azienda, o capo del dipartimento (amministrativo, contabile, legale, tecnico) e ambire a una maggiore retribuzione.
La retribuzione può partire da uno stipendio minimo di 1.350 euro netti al mese, mentre lo stipendio massimo può superare i 2.600 euro netti al mese.
Si tratta di un impiego particolarmente indicato per chi possiede ottime capacità organizzative e gestionali e una naturale attitudine alla leadership.
Le offerte di lavoro per capo ufficio sono numerose e diffuse in numerose aziende, società, enti pubblici e privati. Le prospettive di carriera sono positive così come gli stipendi, che aumentano a seconda dei ruoli assegnati.
