La segretaria è una figura professionale specializzata nella gestione corretta e puntuale delle attività di segreteria, in tutti gli aspetti tecnici ed organizzativi delle attività di front-office e back-office, a seconda delle priorità e delle necessità dei superiori e dei colleghi nell'ufficio.
La parola segretaria deriva dal latino medievale secretarius (derivazione di secretum o secretus ossia "segreto"): significa "colui cui si confidano cose segrete, riservate".
La segretaria ha il compito di gestire il front-office, nello specifico: lo smistamento delle telefonate, la gestione della posta cartacea ed elettronica, la redazione e la scrittura di documenti, il disbrigo e l'archiviazione di pratiche di natura amministrativa, l'inserimento di dati contabili nel sistema gestionale, la pianificazione dell'agenda appuntamenti per conto della direzione e/o dei colleghi.
La segretaria si occupa quindi di gestione e smistamento delle chiamate in entrata e della corrispondenza cartacea e via web, delle attività amministrative e gestione della contabilità, della redazione autonoma di lettere, documenti, relazioni, presentazioni con archiviazione di pratiche, documenti e contratti.
Inoltre, la segretaria si occupa di ospiti e clienti, dell'organizzazione dell'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri, della pianificazione di viaggi di lavoro e gestione della contabilità delle spese di viaggio e del supporto organizzativo nel lavoro di ufficio.
Per diventare segretaria è spesso richiesto un diploma di scuola superiore in ragioneria o simili, o altri titoli di studio preferibilmente a indirizzo commerciale.
A volte è richiesta anche l'esperienza pregressa in attività di front-office e/o back-office in ambito amministrativo, commerciale o come assistente di segreteria.
Esistono corsi di formazione professionale per "Addetto/a alla Segreteria" o altri corsi specifici: in segretaria amministrativa-contabile, in segretaria di azienda, in segretaria di studio medico e segretaria di studio legale, per acquisire competenze in economia aziendale, amministrazione, contabilità e gestione documentale, oltre a competenze informatiche di base (word processing e fogli di calcolo, posta elettronica e software gestionali per l'archiviazione digitale o CMS per l'inserimento di ordini.
Completano la formazione un'ottima padronanza della lingua scritta e parlata, e l'eventuale conoscenza fluente di una o più lingue straniere.
La segretaria deve saper utilizzare pc, stampante, telefono e fax e alcuni tra gi strumenti informatici più comuni come il pacchetto Office e i sistemi gestionali.
La segretaria deve possedere ottime capacità organizzative e di coordinamento, capacità di lavorare in modo indipendente, strutturato e attento, avere doti comunicative scritte e orali, atteggiamento cordiale, discreto e professionale e predisposizione ai rapporti interpersonali.
Completano il profilo puntualità, precisione, affidabilità, flessibilità e dinamicità.
Il lavoro della segretaria può evolvere a seconda dei diversi settori: può crescere infatti in base alle proprie competenze nel settore contabilità, finanza e controllo ed essere promossa a ruoli di coordinamento e programmazione come responsabile di segreteria amministrativa.
Col maturare dell'esperienza come segretaria di studio medico o di studio legale, poi, può aspirare a lavorare presso studi più grandi o più prestigiosi, che garantiscono stipendi migliori.
Inoltre, le può essere affidato il ruolo di Executive Assistant per manager di livello sempre più alto, fino a diventare la segretaria dell'amministratore delegato o del CEO, oppure, può iniziare una carriera nelle aree dell'amministrazione (ad esempio come impiegata amministrativa), o dell'assistenza clienti, come addetta al front-office o Receptionist.
Lo stipendio medio è di 1.200 euro netti al mese (circa 21.200 euro lordi all'anno). La retribuzione può partire da uno stipendio minimo di 800 euro netti al mese, mentre lo stipendio massimo può superare i 1.800 euro netti al mese.
Un mestiere perfetto per chi riesce a essere molto organizzato, preciso e puntuale, con spiccate doti di pianificazione.
Grazie alle competenze amministrative, contabili e gestionali della segretaria, possono esserci anche numerose opportunità di impiego in ambiti anche molto diversi.
