Ogni giorno, in tutto il mondo, vengono spedite miliardi e miliardi di e-mail, strumenti di comunicazione importantissimi per immediatezza e semplicità. Una risorsa fondamentale nell'ambito lavorativo, ma anche personale. In ogni caso, il più delle volte, la posta elettronica viene utilizzata per scopi professionali, per richiedere informazioni commerciali, o per comunicare la data e l'ora di un appuntamento di lavoro. I bisogni possono essere molteplici, ciò che non si deve sbagliare è il tono di voce, il modo in cui viene scritta in riferimento al nostro destinatario. Molto spesso, infatti, le e-mail vengono scritte con estrema superficialità, sbagliando completamente modalità, linguaggio, generando incomprensioni e poco rispetto nei confronti di chi la riceve.
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In quest'articolo andremo ovviamente ad approfondire la corretta modalità con la quale deve essere scritta una e-mail professionale rivolta a un datore di lavoro, a un'azienda, a un'associazione, e via dicendo. Un tassello fondamentale per potersi presentare in modo efficace e ambire, per esempio, a trovare un lavoro. Ecco quindi gli step fondamentali per scrivere una corretta e-mail formale:
Utilizzare un indirizzo e-mail formale: niente di più banale per qualcuno, ma un passo falso per molti. Il nome del mittente è tra le prime informazioni visualizzate, quindi no ai nickname infantili o troppo personali. L'ideale è un semplice “nome + cognome” o viceversa, accompagnato anche da una foto seria e professionale, che sia immediatamente riconoscibile;
Scrivere un buon “oggetto”: in ogni e-mail esiste un campo da compilare chiamato appunto “oggetto”, che serve a comunicare in maniera chiara e sintetica l'argomento principale del messaggio. Pertanto, bisogna essere concisi, espliciti e non andare fuori tema. Alcuni esempi possono essere: “Candidatura per il posto di...”, “Orario appuntamento 5 febbraio”, e così via. Obiettivo principale: non essere cestinati;
Inserire una formula di apertura: in un rapporto asimmetrico è necessario iniziare con un aggettivo di circostanza. Se la mail è destinata a una persona (o a più persone), che non si conoscono e che necessitano di rispetto e riverenza, si può utilizzare “Egregio”, “Spettabile” o “Gentile”, seguito dal titolo identificativo del destinatario (es. Sig./Sig.ra in abbreviazione a Signore e Signora, o Dott./Dott.ssa in abbreviazione a Dottore/Dottoressa. Possono esssere clienti importanti, docenti, persone illustri o potenziali datori di lavoro. In un rapporto simmetrico, è meglio utilizzare invece “Gentile/i” per una persona che già si conosce e con la quale si ha un minimo di confidenza, come un collega di lavoro, o con un più informale “Salve”e “Buongiorno”. Se non vi è né il nome né il cognome del destinatario, o se si sta scrivendo formalmente a un'azienda, meglio inserire (prima dei saluti iniziali) “Alla cortese attenzione dell'ufficio...” o “All’attenzione del responsabile commerciale”;
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Procedere con il corpo del messaggio: dopo la formula di apertura, si deve inserire una virgola al termine del saluto, andando accapo con il messaggio vero e proprio, dove si spiega il motivo per il quale si sta scrivendo la mail. Ci si può anche presentare qualora ci fosse la necessità. Bisogna essere concisi e sintetici con formule quali “Le scrivo in merito a...”, “La contatto per il progetto da concordare....”, “Le scrivo perché...”. Per risultare più ordinati e leggibili, meglio dividere il corpo del messaggio in paragrafi. Se ci dovessero essere allegati all'interno della mail, meglio sempre segnalarli indicando contenuto e dimensioni;
Congedarsi: se è stata utilizzata una formula iniziale con “Egregio”, Spett.le” e via dicendo, meglio congedarsi con un saluto finale formale come “Cordiali saluti”, “Distinti Saluti” o “Cordialmente”. Viceversa, se si è utilizzata una formula meno formale come “Buongiorno/Buonasera Sig.ra” o “Gentile Dott.ssa”, meglio salutare con un “Buona giornata/serata”. A discrezione, si può aggiungere un formula per far sì che il destinatario risponda al più presto alla nostra richiesta, ad esempio con “In attesa di una sua cortese risposta, la saluto distintamente”. Infine, si inserisce la firma completa, o semplicemente nome e cognome con le informazioni di contatto più importanti.
E ora, alcuni consigli evergreen di grande importanza per una corretta stesura della mail. Innanzitutto, leggere più volte il messaggio completo prima di inviare la mail, per poter correggere eventuali errori grammaticali e fastidiosi refusi. Fondamentale utilizzare correttamente la punteggiatura, quindi inserire virgole, punti e punti e virgola, laddove fosse necessario. Meglio non scrivere periodi troppo lunghi e prolissi. Non abbiate fretta, rileggete a voce alta e con tranquillità, prendetevi tutto il tempo per essere sicuri di inviare una mail corretta e di immediata leggibilità.
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